Responsable de bureau et services aux membres

Responsable de bureau et services aux membres

À propos de l'AIDQ

L’Association des intervenants en dépendance du Québec (AIDQ) est une association provinciale dédiée au soutien et à l’évolution des pratiques d’intervention liées à la dépendance. Elle offre des services d’accompagnement et des formations de pointe aux personnes de tous les milieux, intéressées par le sujet. L’AIDQ entretient un lieu d’échange inclusif permettant d’accélérer le savoir de sa communauté pour favoriser une meilleure synergie entre les différents champs de pratique liés à la dépendance.

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la direction générale, la personne qui occupe la fonction de Responsable de bureau et
services aux membres est chargée des services administratifs de l’Association et de la liaison avec les
membres. Elle planifie et organise les activités administratives et contribue à créer un lieu de travail
efficace en tout temps pour le bien de l’Association, des membres et personnes salariées.

Principales responsabilités

La personne qui occupe la fonction de Responsable de bureau et services aux membres :

  • Élabore et mets en place des procédures en lien avec l’administration du bureau ;
  • Assure un soutien logistique aux activités (formations, événements, etc.)
  • Assure la permanence téléphonique et gère la réception des fax et des courriels adressés à
  • l’organisme ainsi que la gestion du courrier postal ;
  • Assure la gestion administrative du membrariat (adhésions, achats, facturation et suivis) ;
  • Effectue la gestion des inscriptions aux formations ou autres activités offertes par l’Association en
  • collaboration, s’il y a lieu, avec les partenaires (factures, paiements et suivis) ;
  • Assure la mise à jour de la base de données, des tableaux de suivi et des listes de diffusion ;
  • En collaboration avec l’équipe, contribue à la promotion des services et activités de l’Association,
  • à la mobilisation, à la fidélisation, et à la promotion du membrariat ;
  • Publie les offres d'emploi, reçoit les CV et lettres de présentation, répond aux questions
  • préliminaires des candidats et organise les rendez-vous d’entrevue ;
  • Fournit les outils de travail aux personnes salariées et les forme à leur utilisation ;
  • Oriente les personnes salariées pour toute demande en lien avec le fonctionnement du bureau et
  • les outils de travail ;
  • Assure les communications internes relatives au fonctionnement du bureau ;
  • Assure la gestion de l’approvisionnement et divers suivis avec les fournisseurs et partenaires
  • (entretien du parc informatique, aménagement des bureaux, etc.) ; 
  • Contribue à divers projets en lien avec le développement des services et le fonctionnement du
  • bureau ;
  • Effectue toutes autres tâches connexes demandées.

Profil de la personne recherchée

La personne doit avoir :

  • Une bonne maîtrise de la langue française (oral et écrit) ;
  • Une bonne connaissance des logiciels de bureautique, notamment la suite Office et la suite
  • Google;
  • Un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente à la fonction ;
  • Une bonne connaissance de la gestion administrative ;
  • Une expérience de travail dans un OBNL ;

La personne doit faire preuve :

  • D’aisance à développer des relations de travail positives avec toutes les personnes salariées ;
  • D’une bonne autonomie et d’un bon sens de l’organisation ;
  • De proactivité et d’initiative ;
  • D’un souci du détail et de la qualité des résultats ;
  • D’une très bonne capacité d’analyse et de vulgarisation ;
  • D’une bonne capacité à respecter des échéanciers serrés ;
  • De polyvalence.

Seront considérés comme des atouts

  • La maîtrise de l’anglais ;
  • L’expérience de travail en CRM/base de données ;
  • L’expérience de travail avec des plateformes collaboratives (Workspace, Office365, Zoom, etc.).

Conditions de travail

  • Poste à temps plein, à raison de 35 heures par semaine ;
  • Horaire de jour, du lundi au vendredi ;
  • Travail en mode hybride : à domicile et au bureau ;
  • Salaire concurrentiel et avantages sociaux (assurances collectives et régime de retraite)
  • Les personnes candidates doivent être disponibles à se déplacer à Montréal au minimum une fois
  • par semaine pour répondre aux besoins et à la tâche.

Pour en savoir plus sur l’expérience de travail AIDQ, visitez la section Carrières de notre site Web.

Candidatures

Nous encourageons la candidature de personnes autochtones, de personnes handicapées, de personnes
racialisées, de personnes de toutes orientations et identités sexuelles, de personnes transsexuelles et/ou
transgenres, et de toute personne qui peut être confrontée à des obstacles systémiques qui influencent
l’accès à l’emploi.

Le poste est à pourvoir rapidement.


Les personnes qui souhaitent soumettre leur candidature doivent remplir le formulaire en ligne et joindre
une lettre d’intention accompagnée de leur curriculum vitae à l’attention de la directrice générale Sandhia
Vadlamudy.


Nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

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